Notamment, vous aurez pour mission d'assister et soutenir la direction de l’établissement et son équipe pour tous les aspects matériels, logistiques, organisationnels et administratifs afin de :

· Optimiser la gestion des activités de la direction d’établissement avec le soutien du/des technicien(s) administratif(s).

· Organiser et faciliter la circulation des informations internes comme externes.

· Assurer la communication avec les équipes de terrain pour faciliter l'application et le suivi des procédures relatives aux salariés et à la prise en charge des résidents.

Vous êtes garant(e) du respect des règles de confidentialité et le secret professionnel des données auquel vous avez accès.

Véritable interface entre la direction, l’équipe, les résidents, les familles, les partenaires et intervenants extérieurs, vous aurez pour mission d'assister et soutenir le directeur adjoint d’établissement pour tous les aspects matériels, logistiques, organisationnels et administratifs de la vie de la Direction :

· Accueil physique et téléphonique,

· Gestion des dossiers du personnel (constitution et mise à jour du dossier, suivi des visites médicales, mutuelle),

· Facturation des frais de séjours et suivi,

· Organisation des accueils temporaires hors établissement,

· Rédaction, suivi et mises en page des écrits professionnels de l’équipe pluridisciplinaire en lien avec le dossier de l’usager,

· Suivi et codification des absences sur le logiciel de planning (Octime),

· Suivi des contrats CDD du personnel,

· Gestion des stocks et commande des fournitures,

· Gestion administrative du parc automobile,

· Suivi de la maintenance informatique,

· Rédaction des courriers institutionnels,

· Rédaction des compte rendus de réunion,

· Rédaction de différents bilans : Bilan social, Bilan CSSCT, mise à jour DUERP en lien avec la direction,

· Organiser et faciliter la circulation des informations internes comme externes ;

· Assurer l'interface avec les équipes de terrain pour faciliter l'application et le suivi des procédures.

· Gestion des arrêts de travail en lien avec la CPAM et la prévoyance Collecteam

· Lien avec la technicienne administrative